Ihr Inventarisierungstool funktioniert nicht wie erwartet? Oder soll das Programm eine Aufgabe automatisch für Sie erledigen? Vielleicht möchten Sie sich auch nur über die Möglichkeiten informieren, die Ihnen die Datenbank zur Verfügung stellt?
Für Ihre Anliegen rund um unser Inventarisierungstool ist diese Rubrik gedacht. Falls Ihnen also das Handbuch mal nicht weiterhilft, schauen Sie hier vorbei! Und wenn Sie auch hier nicht fündig werden, wenden Sie sich einfach direkt mit Ihrer Frage an uns.
Eine wichtige Anmerkung aber noch vorweg: Mit einigen der aufgeführten Arbeitsschritte verändern Sie Ihre Daten! Sichern Sie Ihre Inventarisierungsdatei daher grundsätzlich bevor Sie automatisierte Aktionen durchführen!Für die meisten Felder lässt sich ein so genannter Standardwert setzen. Dabei handelt es sich um Text oder eine beliebige Zeichenkette, die einmalig hinterlegt wird und alsdann in dem betreffenden Feld steht, sobald Sie einen neuen Datensatz anlegen. Dieses Verfahren bietet sich an beispielsweise für lange Angaben im Bildpfad. Bei älteren Versionen von Johann@HILF ist als Standardwert für die Währung des Kaufpreises möglicherweise noch "DM" eingetragen. Hier macht natürlich eine Anpassung auf den Euro Sinn. Übrigens: Vorhandene Einträge werden durch das Setzen von Standardwerten nicht verändert!
Wir bieten Johann@HILF in einer Version zum Download an, die sicherstellt, dass die Inventarisierungs-Datenbank auch unter älteren Ausgaben von Access läuft, also möglichst uneingeschränkt kompatibel ist. Dafür muss aber unser Tool für den Einsatz unter jüngeren Access-Ausgaben konvertiert werden. Aber keine Sorge, dieser Vorgang ist unkompliziert und verläuft mehr oder weniger automatisiert:
Beim erstmaligen Öffnen der Datei fragt ein Access-Dialogfenster, ob die Datenbank geöffnet oder konvertiert werden soll. Wählen Sie hier bitte "Datenbank konvertieren" und bestätigen mit OK. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Namen der Datenbank, die konvertiert werden soll, angeben können und den Ort, wo sie abgespeichert werden soll. Unten im Feld "Dateiname" schlägt Access den Namen "db1.mdb" vor. Das können Sie zunächst akzeptieren und die Datei später im Windows-Explorer umbenennen, oder Sie geben gleich einen gewünschten Namen ein und bestätigen wieder mit dem Knopf "Speichern". Im Prinzip ist die Konvertierung damit schon abgeschlossen und Ihre Inventardaten lassen sich unmittelbar nach dieser Prozedur wie gewohnt bearbeiten.
Die automatische Konvertierung erstellt eine neue, mit Ihrer aktuellen Access-Version kompatible Datei. Diese braucht einen neuen Namen, der anders lauten muss als der ursprüngliche Dateiname, denn zwei gleich lautende Dateien lassen sich nicht im selben Verzeichnis abspeichern - der erfahrene Windows-Anwender kennt das.
Noch ein Tipp: Bei der Vergabe neuer Dateinamen kann man unterschiedlich vorgehen. Einmal können Sie die neue Datei gleich im Zuge der Konvertierung unter einem sinnvoll veränderten Namen abspeichern, beispielsweise JohannHILF_xp.mdb oder Johann@HILF_2003.mdb, wenn Sie schon am Dateinamen die Programmversion ablesen möchten. Allerdings müssen in diesem Fall sämtliche Verknüpfungen aktualisiert werden, sonst greifen diese weiterhin auf die alte Datei zu und nicht auf die konvertierte Datei mit dem veränderte Namen.
Dieses Problem kann man folgendermaßen umgehen: Vor der Konvertierung wird die Ursprungsdatei im Windows-Explorer umbenannt, beispielsweise in Johann@HILF_97.mdb oder einen anderen Namen Ihrer Wahl. Nun wird diese umbenannte Datei wie oben beschrieben geöffnet und konvertiert. Als neuen Dateinamen geben Sie jetzt den ursprünglichen Namen wieder ein, so dass für Ihren PC gewissermaßen alles beim Alten bleibt und sämtliche Verknüpfungen weiterhin funktionieren - vorausgesetzt natürlich, die konvertierte Datei bleibt im ursprünglichen Verzeichnis stehen.
Übrigens ist eine Konvertierung auch bei bereits geöffneter Datei möglich, und zwar, über den Menüpunkt "Extras/Datenbank-Dienstprogramme/Datenbank konvertieren".
