Voraussetzungen für den Datentransfer von Primus zu museum-digital (md)

Es geht um die Übertragung von Primus-Daten zu museum-digital und darum, dass Datenbank nicht gleich Datenbank ist. Jede Datenbank weist eine individuelle Struktur auf, ein Wechsel von der einen zur anderen erfordet daher immer eine gewisse Vorbereitung und Anpassung. Hinzu kommt, dass Primus und museum-digital sehr unterschiedliche Konzepte verfolgen.

Primus wurde für die hausinterne Nutzung konzipiert. Das Museum selbst bestimmt in welcher Güte und Tiefe Objektdaten erfasst werden, damit sie für die eigenen Anforderungen zweckdienlich sind.

In museum-digital gelten dagegen andere Maßstäbe. Hier sollen Museumsobjekte global in Wechselwirkung gebracht und dafür optimal vernetzt werden. Denn nur so kann ein Museumsportal mehr sein als die Summe seiner Exponate. Nur so liefern Suchanfragen zuverlässige Ergebnisse. Die Voraussetzung hierfür ist allerdings ein möglichst identisches und kontrolliertes Vokabular sowie die Einhaltung gewisser Schreibregeln.

Besondere Anforderungen bestehen darüber hinaus für die Primus-Felder "Hersteller (Künstler)", "Herstellungsort (Fundort)", "Verwendungsort" und "Schlagworte". Angaben in diesen vier Feldern müssen so eindeutig sein, dass sie in museum-digital bestimmten Katalogen zugeordnet werden können. Was genau darunter zu verstehen ist, erfahren Sie im Folgenden und im Handbuch zu museum-digital.

Die anschließenden Informationen beschränken sich auf die Datenfelder in Primus, bei denen eine Überarbeitung noch vor dem Transfer empfehlenswert oder sogar notwendig ist.

Keine pauschalen Angaben/Platzhalter anstelle von Informationen

Wenn Felder mangels Kenntnis nicht ausgefüllt werden können, sollten sie leer bleiben. Pauschale Angaben wie "o. A." oder "unbekannt" bitte löschen.

Keine Verniedlichung

Bitte nicht: Handtäschchen. Besser: Handtasche, klein
Bitte nicht: Fußbänkchen. Besser: Fußbank, klein

Keine Zahlen/Zählung voranstellen

Bitte nicht: 3 Gehstöcke. Besser: Gehstock, 3 Stück

Definition

Der Objekttyp ist ein Oberbegriff für Objekte einer bestimmten Gattung oder eines bestimmten Werktyps.

Regel

• Singular, keine Verniedlichung. Möglichst nur einen Begriff wählen.
• Nicht mehrere Begriffe gleicher Bedeutung eingeben: "Fahrzeug", "Fortbewegungsmittel", "Vehikel".
• Keine Hierarchien bilden: "Landwirtschaft" > "Fahrzeug" > "Traktor".
• Schlagworte, Namen von Personen, Zeitbegriffe oder Notizen gehören nicht in das Feld "Objekttyp" - auch nicht in Klammern.

Beispiel

• "Kruzifix" ist ein Objekttyp, "Frömmigkeit" dagegen nicht. "Frömmigkeit" ist ein Schlagwort resp. eine Assoziation und beschreibt nicht das Objekt als solches.
• Der Objekttyp "Kleidung" subsumiert die Begriffe "Hose", "Hemd", "Strumpf" etc., die nicht zusätzlich in das Feld geschrieben werden sollen.

Hinweis

• Die Wahl des Objekttyps kann je nach Sammlung eines Museums variieren. So ist etwa der Objekttyp "Kleidung" in einem Heimatmuseum schlüssiger als in einem Modemuseum, das ausschließlich Kleidung sammelt. Hier würde aus praktikablen Gründen sicherlich weiter differenziert werden in "Hose" oder "Hemd" oder "Strumpf" etc.
• In museum-digital heißt das entsprechende Feld "Objektart" und ist ein Pflichtfeld. Ist das Feld "Objekttyp" in Primus leer, wird im Zuge der Datenmigration automatisch ein Begriff als Platzhalter vergeben. Der Platzhalter muss vom Museum später in museum-digital durch einen passenden Begriff ersetzt werden.
• Angaben im Feld Objekttyp gelangen in museum-digital anonym in einen gemeinsam zu nutzenden Datenpool, von dem alle Museen profitieren. In der Konsequenz müssen die Angaben fachlich korrekt sein, um in museum-digital übernommen werden zu können. Pragmatisch gesehen sind keine Angaben weniger kritisch als falsche, die zwangsläufig die Qualität des gemeinsamen Datenpools mindern würden. Die Überarbeitung fachlich falscher Begriffe ist demnach noch vor einem Datentransfer notwendig!

Regel

Das Feld "Datierung" ist ein frei editierbares Textfeld und nimmt üblicherweise Zeiträume (1. Hälfte 19. Jh.), kunsthistorische Epochen (Barock) oder auch konkrete Datumsangaben (03.05.1855) auf, die sich auf den Zeitpunkt der Herstellung des betreffenden Objekts beziehen. Dagegen sollen in den Feldern "Datum von" und "Datum bis" 4-stellige Jahreszahlen stehen.

Hinweis

Das flexibel nutzbare Feld "Datierung" gelangt in museum-digital unverändert in die "Notizen" und in die "Anmerkung" zum Ereignis "Hergestellt". Daten in diesen Feldern ("Notizen" und "Anmerkung") sind nicht normdatenrelevant. Jahreszahlen in den Feldern "Datum von" und "Datum bis" gelangen dagegen in das Ereignis "Hergestellt, Wann" und sind hier technisch verwertbar. D. h. anhand dieser Jahreszahlen lassen sich Objekte in museum-digital suchen und filtern. Unter technischen Gesichtspunkten sind sie dadurch hilfreicher als das Feld "Datierung" und man tut gut daran, die Felder "Datum von" und "Datum bis" noch in Primus zu vervollständigen. Hierbei kann Sie der Support der Landesstelle im Zuge der Datenmigration mit technischen Hilfsmitteln eventuell unterstützten. Zwingend ist diese Überarbeitung der Felder "Datum von/bis" vor einem Datentransfer aber nicht.

Beispiel (museum-digital = md)

• "Datum von: 1800", "Datum bis: 1800" wird in md zu "Hergestellt, Wann: [≡] 1800". (Das Objekt wurde exakt im Jahr 1800 hergestellt.)
• "Datum von: 1800", "Datum bis: leer" wird in md zu "Hergestellt, Wann: [≡] nach 1800". (Das Objekt könnte theoretisch heute noch hergestellt werden!)
• "Datum von: leer", "Datum bis: 1850" wird in md zu "Hergestellt, Wann: [≡] bis 1850". (Das Objekt könnte theoretisch bereits in der Steinzeit hergestellt worden sein!)
• "Datum von: 1800", "Datum bis: 1850" wird in md zu "Hergestellt, Wann: [≡] 1800-1850". (Der Zeitraum für die Herstellung liegt zwischen 1800 und 1850.)

Außerdem lässt sich durch das Setzen eines nachgestellten Fragezeichens im Feld "Datum bis" die gesamte Zeitangabe als "unsicher" kennzeichnen:

• "Datum von: 1800", "Datum bis: 1850?" wird in md zu "Hergestellt, Wann: [~] 1800-1850". (Für den Zeitraum der Herstellung gilt "unsicher".)
• "Datum von: 1800", "Datum bis: 1800?" wird in md zu "Hergestellt, Wann: [~] 1800". (Für das Jahr der Herstellung gilt "unsicher".)

In museum-digital bedeuten die Symbole  [≡] "exakt" und  [~] "unsicher". Das Fragezeichen nur hinter die Jahreszahl im Feld "Datum bis" setzen!

Regel

• Personen und Firmen müssen eindeutig identifizierbar sein!
• Personen ohne Titel angeben (Prof., Dr., etc.); Firmen, vor allem weniger bekannte, mit eindeutiger Ortangabe und vollem Namen.

Beispiel

• "Müller, Thomas (1878-1940) (Oberbürgermeister) (Neulußheim)".
• "Margarete Steiff GmbH (Gingen an der Brenz)".

Hinweis

• Zusätzliche Angaben zur besseren Identifizierung einer Person (s. Beispiel) müssen sich innerhalb des Feldes "Hersteller (Künstler)" befinden.
• Angaben im Primus-Feld "Hersteller (Künstler)" gelangen in museum-digital als "Akteure" in das Ereignis "Hergestellt, Wer". Hier unterliegen sie der Normdatenkontrolle, d. h. falls die Person/Firma von museum-digital eindeutig identifiziert werden kann, wird sie automatisch mit einem dafür vorgesehenen Katalog (Akteure) verknüpft.
• Wenn die Person/Firma museum-digital unbekannt, aber ausreichend gut beschrieben ist, wird sie nach dem Datentransfer von einer Normdatenredaktion manuell in den passenden Katalog aufgenommen. Hierfür sind neben den Lebenszeiten auch ein Ort und eine Funktion/Rolle wichtig (s. Beispiel).
• Wenn sich die Person/Firma vom Museum selbst nicht eindeutig identifizieren lässt, muss sie aus dem Primus-Feld "Hersteller (Künstler)" entfernt und alternativ in das Primus-Feld "Bemerkungen" und/oder "Beschreibung" überführt werden.
• Bei Angaben zu Personen im Primus-Feld "Hersteller (Künstler)" sind immer deren Persönlichkeitsrechte zu beachten. Dies gilt ebenso für Personen in den Primus-Feldern, die im Falle einer Veröffentlichung des betreffenden Datensatzes sichtbar werden. Hierzu gehört auch das Feld "Beschreibung". Auf dem Portal "museum-digital.de" lässt sich schnell prüfen, welche Inventarfelder veröffentlich werden.
• Die besagte Überarbeitung des Primus-Feldes "Hersteller (Künstler)" ist vor einem Datentransfer notwendig! Weitere Hinweise finden Sie unter der Überschrift "Normdatenrelevante Felder" weiter unten.

Regel

Ortsangaben in beiden Feldern müssen eindeutig identifizierbar sein.

Beispiel

Musberg (Villingen-Schwenningen)"; "Sulzgries (Esslingen am Neckar); Frankfurt am Main; Frankfurt/Oder.

Hinweis

Ortsangaben unterliegen der Normdatenkontrolle und sollen mit dem dafür vorgesehenen zentralen Katalog (Geographie-Gebäude) verknüpft werden können. Hierfür müssen sie eindeutig identifizierbar sein. Teilorten muss der Hauptort beigestellt werden, denn beispielsweise "Musberg" und "Sulzgries" gibt es mehrfach in BaWü. Auch Kurzfassungen von Hauptorten ("Frankfurt") können ohne weitere Angaben verwechselt werden. Weitere Hinweise hierzu finden Sie unter der Überschrift "Normdatenrelevante Felder" weiter unten. Die ggf. notwendige Überarbeitung in beiden Primus-Feldern muss noch vor einem Datentransfer erfolgen!

Regel

Umfangreiche Regeln und Hinweise zu Schlagworten finden sich im Handbuch zu museum-digital.

Hinweis

• Klassifikationseinträge werden in museum-digital zu Schlagworten. Etwaige Doppelungen mit bestehenden Schlagworten werden automatisch vermieden. Vorangestellte Angaben zur Quelle der Klassifikation werden automatisch beim Datentransfer gelöscht: z. B. "K2 ||" etc.
• Einträge in den Primus-Feldern "Klassifikation" und "Schlagworte" werden beim Datentransfer ausschließlich über die Zeichen "||" getrennt.
• Kommata oder Semikola etc. werden nicht als Trennzeichen erkannt. Möglicherweise lassen sie sich über den Befehl "Suchen und Ersetzen" in Primus gegen die Trennzeichen "||" austauschen. Dies kann aber dazu führen, dass auch an ungewollter Stelle innerhalb eines Schlagworts getrennt wird. Achtung: Solche Massenbearbeitungen sind nicht rückgängig zu machen, daher bitte vorher immer eine Datensicherung erstellen!
• Schlagworte sind in museum-digital normdatenrelevant, sie unterliegen der Normdatenkontrolle. Weitere Hinweise hierzu finden Sie unter der Überschrift "Normdatenrelevante Felder" weiter unten.

Hinweis

Für Literaturangaben existiert in Primus pro Datensatz (Objekt) ein einzelnes Feld. In museum-digital werden Literaturangaben dagegen in anderer Weise gespeichert und verwaltet. Beim Datentransfer von Primus zu museum-digital führen diese unterschiedlichen Strukturen zu einer Einschränkung, nach der nur die ersten 600 Zeichen einer Literaturangabe übernommen werden können.

Innerhalb von Primus lässt sich leider nicht feststellen, welche und wie viele Literaturangaben zu lang sind und in museum-digital gekürzt werden. Allerdings lassen sich die Spalten (Felder) "Inventarnummer" und "Literatur" aus Primus nach Excel exportieren (Weitere Informationen finden Sie im Primus-Handbuch), wo die Anzahl der Zeichen leicht mittels einer Funktion ("=Länge(<Feldkoordinate>") in einer zusätzlichen Spalte ermittelt werden kann. Damit erhält man einen Überblick, in welchen Datensätzen später in museum-digital eventuell manuell nachgearbeitet werden muss.

Hinweis

Einträge im Feld "Projekt" gelangen in museum-digital in sogenannte Objektgruppen. Dabei werden alle gleichnamigen Einträge in einer Objektgruppe zusammengefasst. Hierbei kommt es auf jedes einzelne Zeichen an; schon eine Leerstelle zu viel oder ein Punkt zu wenig generiert eine eigene Objektgruppe in museum-digital.

Hinweis

Einträge im Feld "Abteilung" gelangen in museum-digital in Sammlungen. Dabei werden alle gleichnamigen Einträge in einer Sammlung zusammengefasst. Hierbei kommt es auf jedes einzelne Zeichen an; schon eine Leerstelle zu viel oder ein Punkt zu wenig generiert eine eigene Sammlung in museum-digital.

Regel

Die Namen der Bearbeiter so weit ausschreiben, dass sie eindeutig sind und bleiben.

Beispiel

Bitte nicht: TM oder T. M. Besser: T. Müller oder Thomas Müller.

Hinweis

• Namenskürzel sparen zwar Platz, aber es geschieht durchaus, dass schon nach ein paar Jahren nicht mehr bekannt ist, wer "TM" überhaupt war.
• In museum-digital existiert kein Feld für Bearbeiter. Hier werden an der Inventarisierung beteiligte Personen über ihr Benutzerkonto registriert. Es liegt also eine völlig andere Struktur vor, weshalb die Angaben in den Primus-Feldern "Bearbeiter" und "Bearbeitungsdatum" in museum-digital im Feld "Notizen" landen.

Zu den normdatenrelevanten Feldern gehören u. a. "Hersteller (Künster)", "Herstellungsort", "Verwendungsort" und "Schlagworte". Angaben in diesen Feldern müssen so eindeutig sein, dass sie möglichst automatisch von museum-digital identifiziert und mit bestimmten zentralen Katalogen verknüpft werden können. Diese Kataloge wiederum verbinden sich im Hintergrund mit sogenannten Normdatenrepositorien (Normdateien), über die Ihre Inventardaten mit zusätzlichen Informationen angereichert werden: Fährt man beispielsweise mit der Maus über den Herstellungsort "Haigerloch", wird in einem Pop up-Fenster sichtbar, dass Haigerloch zum Zollernalbkreis > zu Baden-Württemberg > zu Deutschland etc. gehört, flankiert von dem passenden Text aus Wikipedia.

Die Aufgabe des Museums besteht nun darin, für die notwendige Eindeutigkeit der Angaben in den normdatenrelevanten Feldern zu sorgen. Wo dies mangels Kenntnis nicht möglich ist, können Angaben aus den normdatenrelevanten Feldern ausgeschnitten und in Felder übertragen werden, die nicht der Normdatenkontrolle unterliegen: "Bemerkungen" und/oder "Beschreibung".

Je nach Datenlage und Anzahl der Datensätze in Primus kann eine solche manuelle Überarbeitung zeitintensiv werden. Wenn zudem Gründe vorliegen, die einen kurzfristigen Datentransfer erforderlich machen, ergibt sich ein Dilemma.

Kurzfristig und als pragmatische Lösung für diesen Fall lassen sich normdatenrelevante Feldinhalte auch komplett mittels Programmierung in die nicht normdatenrelevanten Felder umleiten. Diese Option sollten Sie am besten frühzeitig mit dem Support der Landesstelle besprechen. Gegenüber Ihrer manuellen Überarbeitung besteht bei diesem Verfahren allerdings der Nachteil, dass auch diejenigen Daten umgeleitet werden, die den Anforderungen der Normdaten genügen. Denn eine solche Programmierung wirkt sich ausnahmslos auf alle Datensätze aus. Daher ist die Wahl der passenden Vorgehensweise immer eine Frage der Abwägung.

Grundlegende Informationen über Normdatenrepositorien resp. Normdateien finden sich im Handbuch von museum-digital und in der freien Enzyklopädie Wikipedia.

Der Datentransfer von Primus zu museum-digital durchläuft in der Regel folgende Schritte:

1. Zur Klärung der grundlegenden Voraussetzungen wendet sich das Museum zunächst bitte an den Support der Landesstelle.
    
2. Das Museum unterzieht seine Inventardaten einer kritischen Prüfung unter Berücksichtigung dieser Anleitung und des Handbuchs zu museum-digital. Für Rückfragen kann auch der Support der Landesstelle kontaktiert werden.
    
3. Hat das Museum seine Inventardaten entsprechend den Regeln und Anforderungen von museum-digital überarbeitet, lässt sich mit dem Support der Landesstelle ein Online-Termin vereinbaren, in dem die Primusdaten gemeinsamen via Fernwartung verifiziert werden. Hierfür eignet sich vor allem die Fernwartungssoftware "Teamviewer", die Sie hier herunterladen können. Alternativ funktioniert das aber auch mit "Zoom".
    
4. Nach Abschluss aller Vorbereitungen erstellen Sie in Primus eine Datensicherung im Format ".zip" (Primus-Handbuch) und übermitteln diese an den Support der Landesstelle. Aufgrund der Größe der zip-Datei funktioniert das in aller Regel nicht als Mailanhang. Vielmehr empfehlen sich für die Übertragung großer Dateien Anbieter wie "wetransfer.com" oder "dropbox.de" etc.
   
   Auch wenn das Museum vernetzt mit Primus arbeitet, d. h. die Inventardaten physisch z. B. auf einem städtischen Server liegen, muss die IT-Abteilung nicht in die Erstellung der Datensicherung involviert werden. Die einzig notwendige und brauchbare Datei erstellt jeder Anwender in Primus selbst über das Menü "Allgemein > Datensicherung > Daten exportieren für Primus 2.0 (XML/CSV)" und belässt hierbei alles bei den vorgeschlagenen Einstellungen.
    
5. Die Landesstelle erstellt für Sie ein Benutzerkonto in museum-digital.
    
6. Falls mit Ihnen vereinbart, nimmt die Landesstelle mittels Programmierung finale Anpassungen an den zugesandten Inventardaten vor.
    
7. Den eigentlichen Datentransfer nach museum-digital führt die Landesstelle durch. Die finale Anpassung (Punkt 6) Ihrer Daten und deren Übertragung können durchaus Zeit in Anspruch nehmen, weshalb Sie vor dem Versand Ihrer Datensicherung immer einen Termin mit der Landesstelle vereinbaren sollten. Andernfalls kann es passieren, dass Ihre Daten bei uns eine geraume Zeit in der Warteschleife verbringen.
    
8. Das Museum ist gebeten, die hochgeladenen Daten zumindest stichprobenartig auf Vollständigkeit zu prüfen. Sollten sich hieraus keine weiteren Schritte ergeben, werden Ihre Inventardaten bei der Landesstelle aus datenschutzrechtlichen Gründen gelöscht. Nach Ablauf eines Monats geschieht dies automatisch.
    
9. Nach Abschluss des Transfers bearbeiten Sie Ihre Invendaten selbstständig in museum-digital weiter. Nicht ratsam ist es, beide Datenbanken parallel nutzen. Es wird empfohlen, die letzte Sicherungsdatei aus Primus aus dokumentarischen Gründen aufzubewahren.